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Métier : Secrétaire
Secteur : Activité immobilière dans le syndic pour compte de tiers

Description de l’offre

Nous cherchons un(e) secrétaire pour aider dans la gestion administrative et technique des immeubles, la gestion des sinistres et assurances, la préparation et la tenue de réunions.

Connaissance spécifique

Bonne connaissance des outils MS Office

Vous possédez un diplôme de l’enseignement supérieur (Bachelor ou master ou autodidactes ayant de l’expérience dans le domaine du secrétariat ), ayant un fort attrait pour les challenges, un goût prononcé pour les chiffres, de l’autonomie, de la rigueur et du dynamisme.

Une expérience significative dans la gestion (immobilière) fera la différence.

Le Néerlandais et anglais sont un plus mais pas indispensable

Taches

Accueil Client 

Téléphone: 

• Répondre au téléphone
• rappels des appels manqués
• Etre efficace chaleureux et poli, mais concis. 

Courrier : 

• Faire en sorte que le courrier du jour soit apporté à la boite aux lettres
• Géré les recommandes et les retours d’accusé de réception
• Gérer les courriers revenus dont l’adresse n’est plus correcte
• Rédigé les courriers de rappel ROI
• Scanner les devis et courriers entrant et les classer
• Rédigé les rappels de paiement+ envoie des procès-verbaux
• Faire des avis. 

Mails : 

• Répondre aux emails concernant des demandes d’informations générales
• Le suivi par email des rappels, décomptes, et offres
• Envoie des convocation Assemblée Générale, devis etc… aux propriétaires

Clés Clients : 

• Gérer les commandes de clés et le suivi
• détenir l’information correcte, commande, réception, envoie par recommandé ou inviter le client à passer prendre les clés
• Précision de l’imputation sur la facture ou déduction du stock à signaler à la comptabilité.
• Organiser les clés des copropriétés par un listing mis à jour
• vérifier le rangement de manière structuré/ Gérer les clés utilisées par les fournisseurs et s’assurer de leur retour et que aucune clé ne se perde. 

Plaquettes Clients :

• Gestion complète des commandes de plaquettes Détenir l’information correcte, commander, réceptionner, envoyer ou faire placer, préciser l’imputation privatives sur la facture quand celle-ci arrive.
• Gérer les note interne de frais emménagement et déménagement et mutation.

Archives :

• Organiser de manière générale les archives de la filiale.

Entrées / sorties de copropriétés :

Arrivée d’une nouvelle copropriété : 

• • Communiquer procès -verbal de nomination, liste de présence, compte en banque, et acte de base enregistré au responsable comptabilité et l’assistant de direction. Envoyer le courrier de bienvenue et fiches signalétiques- récolter et encoder les données qui proviennent des fiches client, constituer le fichier de base, selon le processus en vigueur, afin d’être opérationnel dans le programme comptable.
  • Reprise des contrats par un envoie d’information aux fournisseurs sur le changement de syndic, s’assurer que l’instruction a bien été reçue par le fournisseur.
  • Préparer l’archivage
  • Ranger les clés
  • Préparer les fardes suivant le processus en vigueur
  • Scan de tous les contrats et documents utiles. 

Départ de copropriété :

• • Préparer les archives anciennes.

Aide au gestionnaire

• Pour les assemblées générales réservation de salle
• Organiser l’agenda général à communiquer à la comptabilité.
• Envoyer les convocations suivant le processus

Travail quotidien :

• Aide sur différents dossiers à la demande des gestionnaires
• Aide spontané dans le fichier générale

Ascenseur :

• Gérer les pannes d’ascenseurs, communiquer avec l’ascensoriste et prévenir le gestionnaire en cas de simple dépannage.
• Envoyer systématiquement les rapports de contrôle aux ascensoristes en charge de maintenances et suivi suivant les conclusions.
• Maintenance et mise à jour de la plateforme ITEM-  Web pour les clients Rajouter les PV- contrats – devis – DIU- extraits de banque et factures.
• Tenir à jour les différents tableaux IPI- BCE- Assurance- SECT- ascenseur- citerne mazout – rapport de contrôle – Listing fournisseur.

Comptabilité :

• Scan envoie des factures-extraits aux comptables suivant le procès.
• Vérifier les encodages et suivi du service comptable.
• Numérotation des factures
• Classement des documents comptables dans les fardes
• Envois des courriers d’appels de fonds et les clôtures annuel de comptabilité aux copropriétaires.
• Gestion et suivi des comptes pour les rappels et mise en demeure si besoin
• Faire la gestion des contentieux et préparer le dossier à transmettre à l’avocat.

Profils

• Etre orienté client
• Savoir s’exprimer clairement et posément
• Résistant au stress
• Capacité d’autonomie et orienté solutions
• Expérience dans le domaine
• Dynamique et positif et savoir travailler en équipe

Nous offrons

Régime de travail : Contrat à durée déterminé à temps plein (possibilité de CDI à temps plein qui déboucherait sur un CDD).

Heure /semaine 38 h 00 Horaire du lundi au vendredi de 9 h 30 à 17 h 30

Durée du contrat CDI : A définir

Salaire : Barème du secteur immobilier

Contact et modalité de candidature :

Veuillez envoyer une lettre de motivation ainsi que votre C.V. à info@bureausimon.be

Nom de l’entreprise : BUREAU SIMON

Nom de la personne : Harmony Lasnier (Responsable)

Adresse : Avenue Carl Requette 27 C1 B 1080 BRUXELLES

Email : info@bureausimon.be

URL : www.bureausimon.be